un contabil online care rezolva fluxul facturilor de la emitere până la încasare

0
26

In 2007, a intervenit o alta schimbare in program: s-a ‘abolit’ factura fiscala si fiecare era liber sa-si faca facturile singur. Si pentru ca ei urau sa piarda timpul comandand tipizate s-au hotarat sa isi faca propriul serviciu online.
Asa a aparut Factureaza.ro, un serviciu care rezolva problema contabilitatii primare, în special întreg fluxul de lucru de la emiterea facturii până la încasare. 
Cum eram o firma noua si mica de IT ne trebuia un serviciu/sistem de gestiune a propriilor facturi, pentru a factura clientii din Romania si strainatate. Asa ca am facut un sistem sa ne fie bun noua, dar  gandit de la bun inceput ca serviciu online pentru firmele RO.
 Andreas Philippi, parte din echipa Cubus, cu 19 ani experiență în web development și dezvoltarea de aplicaţii web, infrastructuri cloud, explica mai jos ce presupune exact Factureaza.ro, cui se adreseaza, care au fost greutatile in implementare si care sunt planurile de dezvoltare.
Echipa
Lucram in domeniul serviciilor web din 2000 fara intrerupere, am lucrat pentru diverse firme medii/mici din RO + EU, shop-uri online, etc. Factureaza.ro a aparut in 2007. 
Am pornit Cubus in trei fosti colegi de scoala: Mihai Tarnovan, Gabriel Tarnovan si eu, Andreas Philippi. Ingineri IT – toti de la UTCN din Cluj. Si toti absolventi ai Liceului Teoretic Brukenthal din Sibiu. Suntem generatia care a facut fizica cu Johannis… 🙂
Acum suntem 4 angajati dintre care o proaspata mama si un junior programmer care lucreaza part time. 
Facem software (servicii online), implementat folosind Ruby on Rails, proiectare, implementare si mentenanta servicii web, infrastructura cloud, data warehousing, clustere de baze de date (high availability), etc.
In 2017 am avut o cifra de afaceri in jur de 350.000 de RON, iar in 2018 o sa fie aproximativ 425.000.
Folosim unelte digitale cat mai multe (bugtrackere, sisteme de versionare, workflowuri de deploy) si automatizam din fluxurile de lucru cat mai mult pentru a ne putea pastra o silueta subţirică – să rămânem flexibili şi adaptivi … şi anticorporatişti 🙂 
Ideea Factureaza.ro
In 2007 s-a schimbat legislatia si s-a ‘abolit’ factura fiscala – tipizat imprimat doar la imprimeria nationala. Si pentru ca uram sa pierdem timpul comandand tipizate & shit, am zis: ne facem noua si tuturor celor ca noi un serviciu online care sa rezolve problema asta o data si bine. 
Astfel, din 2007 nu mai trebuiau folosite tipizatele, fiecare e liber sa-si faca facturile singur. Asta cu tipizatele am vazut-o tot timpul ca o reminiscenta comunista: complicat, scump, nepersonalizat. 
Cum eram o firma noua si mica de IT ne trebuia un serviciu/sistem de gestiune a propriilor facturi, pentru a factura clientii din Romania si strainatate. Asa ca am facut un sistem sa ne fie bun noua, dar  gandit de la bun inceput ca serviciu online pentru firmele RO.
Asa rezolvăm problema contabilitatii primare, în special întreg fluxul de lucru de la emiterea facturii până la încasare. Si facem asta cu o unealtă eficientă, stabilă şi prietenoasă.
Implementarea
Aplicatia a fost dezvoltata incremental, in functie de cerintele si evolutiile de pe piata. Ne-am luat toti 5 luni si i-am dat bataie. Am dezvoltat pe baza framework-ului relativ tanar, dar foarte promitator: Ruby on Rails – care momentan e unul destul de popular si cu o comunitate serioasa.
Securitatea a fost de la inceput importanta, si deasemenea, si protectia datelor. Ne-am mai inspirat de la alte aplicatii de online invoicing, mai ales din State, si cand a iesit ne-am bucurat ca niste copii ca avem un sistem in care ne putem gestiona facturile si incasarile.
De la inceput au fost multi interesati sa testeze si sa foloseasca venind cu input si sugestii pertinente. Pe multe dintre ele le-am integrat: am facut un API Rest, sistem de drepturi avansate, abonamente cu calculul penalizarilor, pontaj, gestiune contracte, am adaugat posibilitatea emiterii facturilor in alte limbi si alte monede. Cam tot ce este necesar firmelor de servicii cu clienti in Romania si strainatate. 
Dificultati
A trebuit sa gasim o directie consecventa printre multe cerinte eterogene. Noi ramanem „dedicati” firmelor mici si mijlocii, mai ales de servicii cu clienti si in strainatate.
A fost anevoios, cateodata, sa tinem pasul cu schimbarile legislative (am supravietuit mai multor schimbari de TVA, introdus TVA-uri speciale, TVA la incasare). 
De asemenea, e greu sa tii piept ‘trendurilor’: plata online a facturilor, acceptarea criptomonede (curand), conturi bancare Revolut, mai multe valute pentru acelasi IBAN.
Si pentru noi ramane cel mai important securizarea in permanenta a infrastructurii.
Orice dezvoltare noua trebuie facuta in contextul in care trebuie sa garantezi stabilitatea si buna functionare a sistemului existent, totul trebuie testat si anume scrise scenarii automatizate pentru tot.
Evolutie
Din 2016, cand am preluat eu Cubus-ul, ne-am facut niste ganduri mai temeinice si niste planuri de dezvoltare a platformei de facturare.
Primii clienti au venit chiar in 2007 cand am lansat Factureaza.ro, unii dintre ei sunt si astazi bravi clienti si o folosesc in continuare.
Sunt companii din toata Romania: 33% Bucuresti, 5.5% Cluj, 4.9% Timis, etc… Teleorman doar 0.71% 🙂 
Schimbari, evolutie
Am mers foarte mult in directia international(izare): interfata utilizator in engleza, facturi in orice moneda sau combinatii de moneda – de ex. facturi in GBP + EUR sau doar in CHF, facturi in limbile: germană, engleză, italiană, spaniolă, franceză, maghiară + evident RO.
Investim mult in diverse API-uri (interfete pentru conectarea cu alte sisteme IT) pentru a facilita fluxuri automate. 
Apoi, am lucrat la integrarea automata cu servicii de colectare si recuperare debite, optimizarea pentru dispozitive mobile: smartphone, tableta si mai multe teme ale interfetei.
Am investit mult in ultimul timp in facilitati de audit (informatii despre starea financiara) a abonatilor nostri, cum ar fi evolutiile indicatorilor financiari de-a lungul timpului, risc de insolventa, cifra de afaceri, numar de angajati, domeniul de activitate, Cod CAEN (pentru asta avem parteneriate cu termene.ro si openapi.ro – de unde preluam datele).  
Servicii 
Cele mai importante servicii Factureaza.ro sunt urmatoarele:
-Acces de oriunde la toata contabilitatea primara a firmei tale de pe orice dispozitiv (smartphone, tableta, laptop, desktop).
-Toate transferurile de date sunt criptate, bazele de date replicate in timp real, backup periodic pe email.
-Export facturi în toate formatele populare şi utile
-Facturile emise pot fi trimise clientului direct pe email
-Facilitati pentru automatizare: abonamente cu sute de abonati pot emite automat si periodic facturile
-API pentru integrarea cu sistemele IT ale clientului (gen ERP sau online shop)
Apoi, „specialitatile casei”:
-Multi-langauge: interfata in RO sau EN. Emiti facturi in 7 limbi diferite
-Multi-currency: emiti facturi in orice moneda. Poti emite si facturi in 2 monede diferite, daca de ex. vrei sa fii platit in EUR dar pentru conta vrei sa ai valorile TVA in RON.
-Automatizarea fluxului de incasare cu: notificari automate la scadente, periodic dupa scadenta pentru neplatite, trimitere automata la agentul colector de debite.
-Date despre clientii tai (risc de insolventa, nr. angajati, cifra de afaceri, alte date din bilanturi)
-Rapoarte speciale/complexe gen: ‘Distribuţia clienţilor în funcţie de cifra de afaceri’ sau ‘Distribuţia clienţilor în funcţie de domeniile de activitate (coduri CAEN)’.
-Integrarea cu procesatori de plati online: mobilpay.ro
-Personalizare plus: logo pe documente, fonturi, culori si dimensiuni adaptabile astfel incat sa iti poti face facturile conform CI-ului
Avem si Diverse 🙂
-Pontaj (gestiunea orelor de lucru pe diverse proiecte + facturare automata). 
-Managementul contractelor si documentelor standard. Încarci un template de contract si îl descarci gata completat pentru un anume client.
Comunicare
Universul fiscal poate părea pentru unii greoi și confuz.  Ne străduim să-l facem mai prietenos, mai abordabil și credem că simplitatea și claritatea în comunicare sunt esențiale în acest sens. De aceea ne-am dorit ca site-ul și aplicația Facturează.ro să fie vioaie la nivel verbal și vizual.Și așa a apărut în peisaj Franz, facturierul nostru de serviciu. El este purtătorul nostru de cuvânt care vorbește despre universul facturilor într-un mod silly&funny. De ce un urs? Pentru că în ultima vreme a devenit un simbol al Brașovului, locul unde Facturează.ro își are sediul.
Și am vrut să arătăm că urșii din Brașov nu sunt doar gunoieri, ci pot fi pasionați și de cifre 🙂
Target & Directii de dezvoltare
Ne adresăm mai ales IMM-urilor prestatori de servicii cu clienti internationali. Ar fi loc de crestere pe segmentul de servicii, mai ales cu „profil” de export. Sunt multe firme de pe la noi care activează peste tot în lume şi care oferă servicii bune şi stabile – mai mult sau mai puţin cunoscute pe la noi. Acest segment ne este target primar pentru că este unul de cursă mai lungă – cu un procentaj mai scăzut de şmenari şi escrocodili.
Vizam si spatiul „anglo-saxon” al UE. Am studiat un pic piata, si mai ales din punct de vedere tehnic este CLAR loc si de noi.