Fondată în 1990, Farmexim este prima companie de import și distribuție de medicamente și produse farmaceutice din România.
Farmexim este unul dintre cei mai importanți distribuitori de produse farmaceutice din România, cu o cifră de afaceri de peste de 1,96 miliarde de lei, înregistrată în 2017. Compania asigură furnizarea de produse farmaceutice la nivel național unui număr de peste 4.100 de clienți – farmacii cu circuit deschis și de spital, drogherii, plafare și depozite de medicamente.
Procesul de selecție a soluției de automatizare a proceselor de calculare și optimizare a rutelor și de urmărire de distribuției a fost unul laborios, cu cerințe foarte complexe și stricte și care a durat cca. un an. În final am ales o soluție daneză, nou apărută în piață, AlgoPlanner, prin partenerul local al acesteia, GLYKON.
Pe măsură ce procesul de implementare progresa, am am realizat că procesele logistice existente pot fi îmbunătățite și dezvoltate pe mai multe planuri. Am lucrat, împreună cu partenerii noștri de proiect, de la GLYKON și AlgoPlan Technologies (creatoarea suitei AlgoPlanner) nu numai pentru a implementa o soluție software și hardware optimă, ci și pentru a revizui și a îmbunătăți multe dintre procesele de distribuție, ale Farmexim.
Soluția:
Fiecare șofer, de la distribuție, are în dotare un computer mobil Zebra TC75, cu ecran tactil, prin intermediul căruia primește programul de livrare („ruta”), prin intermediul aplicației AlgoPlanner, ce rulează pe terminalul mobil. Ruta este deja optimizată, folosind algoritmi avansați de calcul, dezvoltați și implementați în AlgoPlanner, ce țin cont de ferestrele de timp, agreate cu clienții Farmexim, dar și de punctele de oprire, de pe traseu, sau de tipul mărfii (cu sau fără temperatură controlată), în funcție de care este ales vehiculul potrivit, aflat în baza de date a aplicației, precum și de mulți alți parametri.
Utilizând aplicația, șoferii (cu sau fără asistența dispecerului) pot reprograma livrările – în cazul în care un client a închis un magazin mai devreme, de exemplu – pot consolida comenzile, pot primi instrucțiuni de livrare actualizate, asista alți șoferi care au întârziat cu livrările și confirmă ce documentație a fost procesată. Și toate acestea, în timp ce se află pe traseu, în timp real. Toate informațiile pot fi încărcate și descărcate în sistemele back-office ale Farmexim prin intermediul aplicației AlgoPlanner. Informațiile privind traseul sunt, de asemenea, recalculate constant în cursul zilei, ținând cont de factori precum traficul, drumurile și timpul zilei. În acest fel șoferii pot alege cea mai rapidă rută disponibilă, la acel moment, iar dispecerii pot vedea imediat modificările traseului și pot adapta rutele viitoare, în consecință.
În același timp, echipele, de la sediul central, au informații în timp real, referitoare la fiecare șofer și despre fiecare livrare; pot vedea rapid, pe hartă, unde sunt camioanele și au referințe, în timp real, referitoare la care livrări sau colectări au fost deja făcute și care au riscul de depăși fereastra de timp agreată, permițând să abordeze, proactiv, orice problemă potențială, înainte de a se produce. Dispecerii pot vedea, de asemenea, imediat, dacă, de exemplu, o dovadă a livrării („Proof of Delivery” – PoD) lipsește, de la un punct de predare și motivele pentru care s-a întâmplat acest lucru (marfă refuzată sau deteriorată, comandă anulată, farmacie închisă etc.). Mai mult decât atât, personalul din back-office nu trebuie să mai aștepte revenirea, la depozit, pentru a primi documentele relevante, de la șoferi.
Rezultate, după implementare:
AlgoPlanner, care rulează pe Zebra TC75, abordează multe dintre problemele cu care se confruntă companiile sofisticate de logistică, într-o industrie care poate fi afectată de nenumărați factori, aflați în continuă schimbare. AlgoPlanner este un calculator funcționând neîncetat, care evaluează și recalculează în mod constant rutele și orarele de livrare, pentru a ajuta clienții să facă cât mai multe livrări corecte și la timp.
AlgoPlan Technologies a oferit o soluție adaptată pentru automatizarea proceselor de livrare ale companiei Farmexim și, deși unele proceduri legislative trebuie încă documentate, pe suport de hârtie, aplicația a dus la îmbunătățiri semnificative în ceea ce privește eficiența și trasabilitatea șoferului și o scădere semnificativă a activității de back-office. Costurile și timpul au fost economisite datorită unui flux de informații mai rapid, a proceselor de livrare și ciclurilor de facturare mai scurte și a procedurilor legislative rezultatând din acestea. Și, cel mai important, deoarece se efectuează mai multe livrări la timp, iar personalul din back-office este mai bine informat să semnaleze eventualele probleme în avans, nivelul satisfacției clienților a crescut semnificativ.
Pe scurt:
Implementarea suitei AlgoPlanner, la nivelul tuturor depozitelor Farmexim, a dus la:
• Creșterea livrărilor la timp
• Reducerea, în majoritatea depozitelor, a numărului de livrări („valuri”) cu câte una, pe zi
• Îmbunătățirea eficienței și autonomiei șoferului, ceea ce duce la economii semnificative de timp;
• Procese de livrare și trasabilitate, documentate complet automat
• Informații și trasabilitate în timp real în cadrul afacerii, cu PoD-uri electronice
• Reducerea activității back-office
• Reducerea substanțială a costurilor și rentabilitatea mare a investiției (ROI) datorită facturilor reduse la combustibil și ciclurilor de facturare mai rapide
• Economii suplimentare datorită îmbunătățirii planificării traseului, care permite reeșalonarea livrărilor neefectuate
• Creșterea satisfacției clienților
• Implementarea reușită datorită unei abordări consultative personalizate și aprofundate a proiectului și profesionalismului echipelor combinate ale Farmexim, AlgoPlan Technologies și a partenerului lor local, GLYKON.
